Comment respecter vos deadlines en 5 étapes ?

Vous souvenez vous lorsque pendant votre scolarité, toutes les tâches et les devoirs avait une deadline? Je me souviens que pendant les travaux à rendre, je me pliais en 8 à 3h du matin à relire, corriger dans l’urgence. Même le matin j’étais encore la à réajuster mon travail à 8h20 alors que la date de rendu était à 8h30. Pourquoi étais je en sueur?

Tout simplement parce que je n’étais pas comme ma camarade première de la classe qui avait rendu le devoir même la veille.

Si on ratait une deadline au pire, on a un 0, sa plombe notre moyenne, mais on peut la rattraper. Aujourd’hui étant adulte, entrepreneur, l’erreur n’est plus la même, la deadline devient fatale car elle implique des retombées et des conséquences beaucoup plus importantes. On est entrepreneur et le 0 d’avant se transforme en perte d’argent.

Tout prend un nouveau sens. On se doit de mieux gérer les deadlines , qui en parallèle nous aideront à mieux gérer notre vie.

1. Ne pas annoncer une deadline intenable

Bien sur que le client est roi, et bien sur qu’un client est toujours pressé, le fait est que donner des délais que vous savez pertinemment et le meilleur moyen d’échouer sur la qualité de rendu du projet.On détaillera direct ce qui peut nous arriver quand on promet d’atteindre la lune un 1 jour à un client  :

• Le stress qui arrive avant même que le projet commence.
• Notre moral en prend un coup, tout comme la confiance de notre client qui voit que vous n’êtes pas serein dans votre travail et vous rajoutera plus de pression afin que vous devenez pas handicapant pour lui.
• Vous n’avez pas le temps de rectifier les erreurs de dernière minute, c’est quand le projet est lancé que vous voyez vos ratés, vos fautes et qu’il est très difficile de les corriger dès qu’ils sont à la vue du monde.
• Catastrophe financière si vous avez du retard, vos heures supplémentaires ne sont pas payés, et peuvent empiéter sur d’autres projets ou taches que vous deviez faire en parallèle que ce soit professionnel ou pas.

Il faut se dire que toute deadline peut-être accepté par le client si bien qu’il est expliqué clairement . Car le client trouvera le moyen de nous accorder du temps en plus si cela signifie plus de qualité sur son projet.

Outil de Planning gratuit: Dès que vous commencez votre projet, inscrivez la deadline dans votre calendrier préféré (Calendrier Mac, Google Agenda).

2. Chiffrer le temps de réalisation de son projet

Pour pouvoir respecter une deadline, il faut qu’on soit capable de calculer combien de temps nous prendra tel projet ou tel objectif.

Dans la plupart des cas, nous avons 2 cas de figures : Celle ou on a déjà fait avant le même ou un projet similaire, ou un projet totalement nouveau ou l’on possède pas l’expérience de l’avoir déjà fait, ce qui arrive souvent au projets dits « créatifs ».

Dans le cas ou c’est un nouveau projet que vous n’avez pas l’habitude ou pas encore réalisé auparavant, pas de panique, il a fallu commencer par quelque chose. vous devez avoir la compétence nécessaire si vous avez accepté le projet donc ayez confiance en vous. Informez vous auprès de personnes ou une communauté qui ont déjà réalisé ce type de projets, essayez d’apprendre de leur expérience, des problèmes qu’ils ont rencontré, de comment ils ont géré la charge de travail.

Il n’y a pas de honte à prendre exemple sur des collègues au sein de son entreprise, faire une veille autour du sujet peut amener à éclaircir vos zones d’ombres et vous amener de la confiance. Le temps passé sur votre premier projet sera surement pas la meilleure, mais elle vous donnera clairement une bonne base et des chiffres sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour progresser. N’ayez pas peur d’ajouter une marge à votre travail afin d’avoir le temps nécessaire de parfaire le rendu de votre projet avant la deadline imposée.

Dans le meilleur des cas, vous avez déjà réalisé une mission équivalente, alors appuyez-vous sur votre expérience. Combien d’heures a t’il fallu pour réaliser ce projet, quels sont les difficultés rencontrés, et combien de temps, il nous a pris pour les résoudre. A partir de combien d’échange en moyenne avec le client, on a du avoir afin de finaliser le projet ?Pour utiliser nos expériences passés, on doit penser à noter chaque temps passés sur quels projets afin d’avoir les bases solides, pour aborder les prochaines prestations et déterminer des deadlines de plus en plus sereinement.

3. Décomposer les objectifs en plusieurs étapes réalisables

Nous devons décomposer notre objectif ou projet en plusieurs étapes réalisables jusqu’à la deadline imposée, si la marche des étapes sont trop grandes à franchir, on ne doit pas hésiter à les décomposer en sous étapes. L’important est de rendre les taches simples que vous pouvez réaliser rapidement même s’ils sont nombreuses, plutôt qu’une tache qui nous semble interminable et nous décourage à chaque fois qu’on y pense.

Si nous avons à gérer plusieurs missions et clients en même temps, nous savons combien de taches nous devons réaliser pour combien de missions, et donc nous pouvons facilement planifier notre semaine avec toutes les taches.

Penser que l’on sera à 100% chaque jour de chaque semaine est impensable, chaque personne possède ces creux dans la semaine, c’est pour cela qu’il faut alterner dans votre planning : au minimum 2 projets dans une journée, des pauses, un moment de veille de votre marché etc… Notre cerveau restera ouvert à la créativité.

Outil gratuit de Checklist : Créez vos taches à cocher sur votre logiciel préféré ( Evernote, Tasks de Google, Notes sur Mac)

Vous savez pas comment gérer votre journée, essayez la méthode Pomodoro expliquée par Gayar Expertise Voir cette publication sur Instagram
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4. Prévoir du temps afin d’anticiper les problèmes de dernières minutes

Nous devons anticiper le maximum d’aléas possible qui peuvent bloquer l’avancement de nos projets ou objectifs. Ne calculez pas vos projets à l’heure près, ou alors multipliez ce temps par 1,5 et donnez vous une marge pour réajuster la conception du produit, corriger les bugs non prévus, prendre en compte les délais de retour client avant la deadline finale.

Nous ne sommes pas à l’abri d’une coupure d’électricité, d’internet ou d’une panne imprévue qui peut compromettre le rendu de votre projet. Pour cela, n’oubliez pas de sauvegarder les différents étapes de votre projets sur des supports différents de votre ordinateur : Physique comme les Clés /Disques dur USB et virtuel comme le Cloud.

• Le cloud ne souffre d’aucune panne physique dans 99,9% des cas et il est accessible n’importe où autant qu’il requiert une bonne connexion internet.
• Les Clés / Disques dur USB fonctionne sans internet, et peuvent stocker de gros fichiers et les transférer très rapidement, autant qu’il ne subit pas de dégâts de la vie, physique ou climatique.

En gros tout dépend de votre métier et de vos projets ( le domaine video privilégiera le support physique la ou le domaine Marketing privilégiera l’échange virtuelle afin de partager plus facilement avec ses clients.
Outil gratuit de Cloud : Pleins de services proposent des accès à leur Cloud gratuitement, je pense notamment à Google Drive (15 Go), OneDrive (5 Go) ou Dropbox (5go) pour les plus populaires.

5. Priorisez les tâches

Plus la deadline approche, plus vous devez savoir dessiner vos priorités.L’une des méthodes de productivité la plus connue et utilisée est la Matrice d’Eisenhower, le principe est de scinder un tableau en 4 cases et de les lister :

• Urgent :  Les taches à faire en prioritaire. (Par exemple : Régulariser facture Internet qui devait être payé depuis la semaine dernière)
• Important : Les taches qui doivent être faite qui doivent être planifiée ( on met une date au taches qui nous aide à réaliser pour réaliser nos objectifs)
• À déléguer : Les taches qui ne nécessite pas votre expertise et ni votre temps. ( Faire des taches administratives, quand vous êtes un commercial et devez prospecter)
• À supprimer : Les taches nocives à votre productivité ( Nous savons déjà où l’on veut en venir )

Car oui, nous avons bien remarqué que la chose la plus importante et la plus productive pour nous, c’est de caser le maximum de taches dans la case « IMPORTANT » afin d’avoir la productivité maximale. Nous ne sommes pas débordés par les évènements, nous ne faisons pas des choses qui n’entre pas dans notre champ d’action et nous ne faisons pas des taches qui nous ralentissent.

Outil de Rappels : chaque sous-étapes de nos projets doivent avoir une date spécifiée au début du projet avec un rappel. Cet outil est notre meilleur allié pour nous permettre d’éviter les oublis et de nous donner ce sentiment d’urgence qui nous boostera à réaliser nos taches.

Pour aller plus loin dans la gestion de vos priorités, je vous conseille de voir le Gayar article sur la matrice d’Eisenhower pour améliorer votre productivité. Voir cette publication sur Instagram
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6. Conclusion

Si vous n’êtes pas digital, pas de problèmes, nous pouvons le mettre sous forme de post-its ou même sur un tableau blanc ou vous pouvez scinder en plusieurs étapes. Bref le format importe peu, l’important qu’il soit affiché clairement pour qu’on puisse facilement voir son avancement et en par la même occasion respecter ses deadlines.